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不可或缺的MBA管理常识—计划与控制(二)
2016年02月01日 【我要咨询】 来源:清大在线

   预先控制的缺点

 
  及时、准确的信息难以保障。前馈控制需要及时和准确的信息,并要求管理人员充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。因此,主要归纳以下三个缺点:
 
  1)需要大量准确信息;
 
  2)需对过程充分了解;
 
  3)需要及时了解新情况及问题。
 
  从现实来看,要做到这些是十分困难的,因此,组织也必须依靠其他方式的控制。
 
  现场控制 —— 在工作正在进行中所施予的控制,叫做现场控制,也称作同步控制或同期控制。管理者亲临现场就是一种最常见的现场控制活动。
 
  现场控制的主要职能
 
  现场控制主要有两大职能:监督与指导
 
  监督是按照预定的标准检查正在进行的工作,以保证目标的实现;
 
  指导是管理者针对工作中出现的问题,根据自己的经验指导下属改进工作,或与下属共同商讨矫正偏差的措施以便使工作人员能正确地完成所规定的任务。
 
  现场控制的优点
 
  有助于提高员工的工作能力和自我控制能力。
 
  现场控制的缺点
 
  (1)受时间、精力和业务水平的限制。管理者不能时时事事都进行现场控制,只能偶尔或在关键项目上使用这种控制方式;
 
  (2)应用范围较窄。一般来说,对于便于计量的工作较易进行现场控制,而对一些难以计量的工作,就很难进行现场控制;
 
  (3)易产生对立情绪,伤害被控制者的工作积极性。
 
  反馈控制 —— 反馈控制是在工作结束或行为发生之后进行的控制,故常称作事后控制。这种控制把注意力主要集中于工作或行为的结果上,通过对已形成的结果进行测量、比较和分析,发现偏差情况,依此采取措施,对今后的活动进行纠正。比如,企业发现不合格产品后追究当事人的责任且制定防范再次出现质量事故的新规章,发现产品销路不畅而相应做出减产、转产或加强促销的决定,以及学校对违纪学生进行处罚等,这些都属于反馈控制。
 
  反馈控制的弊端
 
  反馈控制的主要弊端:在矫正措施实施之前,偏差、损失已经产生,只能“亡羊补牢”。
 
  反馈控制的优点
 
  优点:总结规律,为进一步实施创造条件,实现良性循环,提高效率。
 
  反馈控制的作用
 
  反馈控制可在如下三方面发挥作用:
 
  一是在周期性重复活动中,可以避免下一次活动发生类似的问题;
 
  二是可以消除偏差对后续活动过程的影响,如产品在出厂前进行最终的质量检验,剔除不合格品,可避免这些产品流入市场后对品牌信誉和顾客适用所造成的不利影响;人们可以总结经验教训,了解工作失误的原因,为下一轮工作的正确开展提供依据;
 
  三是反馈控制可以提供员工奖惩的依据。
 
  因此,在实际工作中,反馈控制得到了相当广泛的应用。
 
  有效控制的原则
 
  为了使控制工作做得更加切实有效,这里对管理控制中一般需要注意的几条原则概括如下。
 
  1)控制应该同计划与组织相适应
 
  管理的各项职能相互关联、相互制约。不同的计划具有不同的特点,因而控制所需的信息也各不相同。例如,对成本计划的控制信息主要是各部门、各单位甚至各产品在生产经营过程中发生的费用;对产品销售计划的控制,则要收集销售产品的品种、规格、数量和交货期的情况。同样,控制还应当反映组织结构的类型和特征。组织结构既然明确规定了企业内每个人所担任的职务和相应的职责权限,因而它也就可以成为确定计划执行的职权所在和产生偏差的职责所在的依据。由此也说明了,有效的管理控制必须要能够反映一个组织的结构状况并通过健全的组织结构予以保证,否则,只能是空谈。
 
  健全的组织结构有两方面的含义:
 
  一方面,要能在组织中将反映实际情况和工作状态的信息迅速地上传下达,保证联络渠道的畅通;
 
  另一方面,要做到责权分明,使组织结构中的每个部门、每个人都能切实担负起自己的责任。否则,偏差一旦出现就难以纠正,控制也就不可能得以实现。
 
  2)突出重点,强调例外
 
  组织是在一个完整的计划执行过程中选出众多的关键点,把处于关键点的工作预期成果及其影响因素作为控制的重点。在这样的情况下,管理人员不必完全了解计划执行中的全部具体细节,就能达到对工作有效控制的目的。控制要突出重点。管理者不能也没有必要事无巨细对组织活动的方方面面都进行控制,而是要针对重要的、关键的因素实施重点控制
 
  控制也应强调例外。管理者将控制工作重点放在计划实施中的例外情况上,可以使他们把有限的精力集中在真正需要引起注意和重视的问题上。
 
  3)具有灵活性、及时性和经济性
 
  灵活的控制是指控制系统能适应主客观条件的变化,持续地发挥作用,控制工作本是变化的,其依据的标准、衡量工作所用的方法等都可能会随着事情的变化而变化。控制工作还必须注意及时性。信息是控制的基础,为提高控制的及时性,信息的收集和传递必须及时。
 
  4)避免出现目标扭曲问题
 
  要辨别次一级控制标准的从属性和服务性地位。组织在将规则程序和预算这些低层次的计划作为控制标准时,最容易发生目标与手段相置换的问题。管理者在控制工作过程中特别要注意到次一层级控制标准的从属性和服务性地位,这点对于成功、有效地实施控制至关重要。
 
  培养组织成员的自我控制能力
 
  员工在生产和业务活动的第一线,是各种计划、决策的最终执行者,所以,员工进行自我控制是提高控制有效性的根本途径。
 
  自我控制具有很多优点。首先,自我控制有助于发挥员工的主动性、积极性和创造性。自我控制是员工主动控制自己的工作活动,是自愿的。这样,他们在工作中便能潜心钻研技术,对工作中出现的问题会主动设法去解决。其次,自我控制可以减轻管理人员的负担,减少企业控制费用的支出。再次,自我控制有助于提高控制的及时性和准确性。实际工作人员可以及时准确地掌握工作情况的第一手材料,因而能及时准确地采取措施,矫正偏差。
 
  当然,鼓励和引导员工进行自我控制,并不意味着对员工可以放任自流。员工的工作目标必须服从于组织的整体目标,并有助于组织整体目标的实现。管理者要从整体目标的要求出发,经常检查各单位和员工的工作效果,并将其纳入企业全面控制系统之中。

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